Why settle for mainstream? Go upstream!

+46-8-56610670 info@upstream.se
bvd_7-eleven_03-1100x722

Reitan

En ordentlig genomlysning av kassasystemen gav Reitan Convenience en klar bild av var problemen satt och hur de skulle tacklas. Det har hjälpt företaget att uppnå större driftsäkerhet och bättre underlag för strategiska beslut.

Reitan, som äger och driver Pressbyrån och 7 Eleven, har 510 butiker över hela Sverige, med tusen kassor som används av flera tusen användare varje dag. Det är en komplex miljö som ska leva upp till en mängd olika krav från bland andra skattemyndighet, leverantörer och kortutgivare. Allt fler digitala tjänster utvecklas dessutom. Kassorna ska även vara säkra och lätta att använda.
Driften av kassasystemet är utlagt på ett externt företag men Reitan har också en egen IT-avdelning som kan ge support om något fallerar. Gustav Almqvist är IT-chef på Reitan och han berättar att han upplevde det som svårt att hålla koll på om leverantören verkligen skötte driften optimalt. I början av 2013 inleddes därför ett samarbete med Upstream, ett företag som installerar en slags virtuell agent som analyserar och går igenom samtliga kassaenheter, med syftet att upptäcka eventuella dolda fel som gör att systemet inte fungerar på ett önskvärt sätt.

Upstreams VD Patrik Erlandsson förklarar sitt företags affärsidé:
– Det vi tillför är total insyn och kontroll över enheterna oavsett geografisk spridning, säger han.
Han har många exempel på vilken typ av fel som kan finnas i en vanlig svensk kassamiljö: det är appar som inte riktigt fungerar tillsammans med annan mjukvara, det är kassor som ständigt måste startas om eftersom de hänger sig, prisfiler som är osynkade och uppdateringar som inte hinns med.
Gustav Almqvist anser att genomgången har varit mycket nyttig.
– Visst hade jag en magkänsla för var problemen fanns, men med en tydlig rapport i handen öppnar sig möjligheten att få svart på vitt, och sen åtgärda felen efter en statistiskt fastlagd åtgärdslista, säger han.
Reitan har nu kommit tillrätta med en rad fel, och Gustav Almqvist berättar att man nu har börjat kunna arbeta mer proaktivt.
– Det vi vill uppnå är att systemet upptäcker fel innan de hunnit göra skada och rapporterar eller korrigerar dem automatiskt, säger han.
Det kan handla om uppdateringar av programvara som görs automatiskt på natten istället för att en person i butiken ska uppleva en felsituation som man sen behöver rapportera in och få åtgärdat under öppettiden. Det kan också handla om att övervaka prestandan hos kassorna.
Att byta en kassa är en stor investering. Gustav Almqvist anser att det är viktigt att det finns ett faktabaserat underlag innan investeringsbeslutet tas. Att kassera en fungerande kassa är onödigt men att ha kvar en kassa som inte kan uppdateras och som hela tiden behöver åtgärdas är inte heller bra.
– IT-driften påverkar lönsamheten i företaget på olika sätt. Med väl fungerande system ökar möjligheten att göra kunderna nöjda och det gör att intäkterna stiger. Minskande administrativa kostnader öka också lönsamheten.

Den största fördelen Gustav Almqvist ser med att installera virtuella agenter är att genomgångarna sker kontinuerligt, att det går att hålla koll på ett stort geografiskt område och att samma åtgärder vidtas överallt, vid samma tid och på samma sätt.

Av: Dagmar Forne på Svensk Handel

Här kan du läsa artikeln i sin helhet på Svensk Handel